Når ejerskiftet opdages for sent
En opkrævning bliver sendt til en ejer, der allerede har solgt. Betalingen udebliver, og først derefter opdager administratoren, at ejendommen har skiftet ejer. I andre tilfælde er det den tidligere ejer, der kontakter administrationen, fordi vedkommende fortsat modtager opkrævninger eller information fra foreningen.
Det er en velkendt situation i ejendomsadministration. Administratoren er ofte afhængig af, at sælger, køber eller mægler giver besked om salget. Når beskeden ikke kommer, bliver den eksisterende arbejdsgang først sat i gang, efter at fejlen har vist sig et andet sted.
Derefter følger arbejdet med at finde den nye ejer, rette stamdata og vurdere, hvilke opkrævninger og beskeder der skal sendes igen. Samtidig kan den nye ejer mangle invitationer, indkaldelser til generalforsamlingen og anden kommunikation fra foreningen. Det giver ekstra administration og kan forsinke den nye ejers mulighed for at deltage i foreningens beslutninger.
VF Bolig følger salget gennem Ejerfortegnelsen
VF Bolig er integreret med Ejerfortegnelsen, som er det offentlige register over ejere af fast ejendom. Integrationen gør det muligt at følge registrerede salg i de foreninger, administrationshuset har i VF Bolig.
Når et nyt salg bliver registreret, sender VF Bolig automatisk en mail til administratoren. Mailen indeholder de offentligt tilgængelige oplysninger om den nye ejer og den officielle salgsdato. Administratoren får samtidig direkte adgang til den enhed, salget vedrører, og kan begynde behandlingen af ejerskiftet.
Funktionen er gratis og inkluderet i alle abonnementer på VF Bolig. Administratoren behøver derfor ikke tilkøbe et særskilt overvågningsværktøj for at få automatisk besked ved salg i en ejerforening.
Fra registreret salg til praktisk administration
En besked om et salg har først værdi, når den kan bruges i den daglige administration. Derfor leder beskeden direkte til den relevante enhed i VF Bolig. Herfra kan administratoren kontrollere oplysningerne, håndtere indflytningen og sørge for, at kommende opkrævninger og beskeder bliver knyttet til den rette ejer.
Arbejdsgangen begynder dermed på baggrund af registrerede ejendomsdata. Administratoren skal ikke vente på en manglende betaling eller en henvendelse fra den tidligere ejer, før salget bliver opdaget.
Det giver et bedre grundlag for korrekt opkrævning efter salg af en ejerlejlighed. Det mindsker også risikoen for, at vigtig kommunikation fortsætter til en person, som ikke længere ejer ejendommen.
Email og telefonnummer er ikke nødvendige for den første kontakt
Ejerfortegnelsen indeholder ikke emailadresser eller telefonnumre. Det betyder dog ikke, at administratoren skal vente på, at den nye ejer selv indsender sine kontaktoplysninger.
Navn og adresse er kontrolleret i det offentlige register. Oplysningerne giver VF Bolig et sikkert grundlag for at identificere den nye ejer og kontakte vedkommende gennem e-Boks.
Administrator kan derfor sende en anmodning i e-Boks om, at den nye ejer indsender email og telefonnummer. Hvis administrationen har brug for at kommunikere, før oplysningerne er modtaget, kan opkrævninger, invitationer og andre beskeder sendes via integrationen til e-Boks direkte fra VF Bolig.
Den første kontakt er dermed ikke afhængig af, at administratoren allerede har den nye ejers private kontaktoplysninger. Kommunikationen kan begynde på baggrund af de ejerdata, der er registreret offentligt, og fortsætte i den samme platform som resten af administrationen.
Den officielle salgsdato kræver stadig faglig vurdering
Beskeden fra VF Bolig viser den officielle salgsdato fra Ejerfortegnelsen. Den dato er et vigtigt udgangspunkt, men den er ikke nødvendigvis identisk med den dag, hvor nøgler, betalinger og øvrige forpligtelser overdrages.
I særlige tilfælde kan køber og sælger have indgået en anden aftale om den praktiske overtagelse. Administratoren skal derfor fortsat vurdere dokumentationen i den konkrete sag, før opkrævninger og forpligtelser fordeles endeligt.
Salgstrackeren erstatter ikke den faglige behandling af et ejerskifte. Den sørger for, at administratoren får et tidligt og dokumenteret signal om, at behandlingen skal begynde.
En åben platform gør ejendomsbranchens data anvendelige
VF Bolig er bygget som en åben platform, der kan forbindes med offentlige registre og eksterne tjenester. Det gør det muligt at bruge data dér, hvor de ændrer en konkret arbejdsgang.
Integrationen til Ejerfortegnelsen er et eksempel. Registeret leverer oplysninger om salget og den nye ejer. VF Bolig gør oplysningerne til en besked og placerer dem ved den relevante enhed. Integrationen til e-Boks giver derefter administratoren mulighed for at kontakte ejeren direkte fra platformen.
På den måde kan specialiserede datakilder og tjenester arbejde sammen med administration, opkrævning og kommunikation. Administratoren får adgang til mulighederne i de eksterne løsninger uden at skulle flytte oplysninger manuelt mellem adskilte systemer.
Det er også retningen for den videre udvikling af VF Bolig. Når en relevant service eller datakilde kan løse en opgave bedre, skal den kunne indgå i administratorens arbejdsgang gennem en integration.
Hvilke foreninger kan bruge automatisk besked ved salg
Funktionen kan bruges for boligtyper, hvor ejerne er registreret direkte i Ejerfortegnelsen. Det omfatter blandt andet ejerforeninger og grundejerforeninger.
Andelsboliger er ikke omfattet, fordi andelshaveren ejer en andel i foreningen og ikke den enkelte faste ejendom direkte. Haveforeninger på lejet jord er som udgangspunkt heller ikke omfattet.
Der kan desuden være tilfælde, hvor en ejers navn eller adresse er beskyttet. I de situationer kan de beskyttede oplysninger ikke vises i beskeden. Funktionen bygger på de oplysninger, som lovligt er tilgængelige fra det offentlige register.
Hvad funktionen ændrer for administrationshuset
Automatisk besked ved ejerskifte fjerner en usikkerhed fra den daglige administration. Salget bliver synligt, når det registreres, og administratoren får mulighed for at handle, før forkerte opkrævninger og beskeder skaber efterfølgende arbejde.
Den konkrete tidsbesparelse afhænger af porteføljens størrelse, antallet af salg og administrationshusets nuværende arbejdsgange. Den praktiske ændring er enkel. Medarbejderen skal ikke selv opdage salget gennem en fejl eller en tilfældig henvendelse.
For et administrationshus med mange ejerforeninger betyder det, at en arbejdsgang, som tidligere var afhængig af andre parters besked, kan begynde automatisk på baggrund af data fra Ejerfortegnelsen.
Spørgsmål om automatisk besked ved ejerskifte
Hvornår får administratoren besked om et salg
VF Bolig sender en mail, så snart salget er registreret i Ejerfortegnelsen.
Hvilke oplysninger indeholder beskeden
Beskeden indeholder offentligt tilgængelige oplysninger om den nye ejer og den officielle salgsdato. Den giver også direkte adgang til den relevante enhed i VF Bolig.
Er salgsdatoen det samme som overtagelsesdagen
Ikke altid. Beskeden viser den officielle salgsdato. I særlige tilfælde kan parterne have aftalt en anden dato for overdragelse af nøgler og forpligtelser.
Kan administratoren kontakte ejeren uden email og telefonnummer
Ja. Navn og adresse fra Ejerfortegnelsen kan bruges til at identificere ejeren og sende opkrævninger, invitationer og beskeder via e-Boks direkte fra VF Bolig. Administratoren kan også bede ejeren om at indsende email og telefonnummer.
Koster Salgstrackeren ekstra
Nej. Funktionen er gratis og inkluderet i alle abonnementer på VF Bolig.
Se håndteringen af ejerskifte i VF Bolig
Book en demo, og se, hvordan VF Bolig bruger data fra Ejerfortegnelsen til at opdage salg, kontakte den nye ejer og samle den videre behandling i administratorens arbejdsgang.
