Der er en rolig energi i bogholderiet hos Foreningsvirke. Skærme lyser med overblik i stedet for overarbejde. Mapperne står urørte på hylderne, og lyden af indgående e-mails med vedhæftede fakturaer er stort set forsvundet.
Det er ikke, fordi arbejdet er væk. Det er bare ændret. Effektiviseret. Strømlinet.
Siden Foreningsvirke implementerede fuld digital bogføring og automatiske betalinger i VF Bolig, er tidsforbruget i bogholderiet faldet med 40 procent. Og det har skabt plads - ikke bare i kalenderen, men i tankerne.
“Tidligere startede næsten alt i indbakken. Vi modtog fakturaer og udlæg på mail, hentede dem ud manuelt, lagde dem ind i systemet og bad om godkendelse. Det var både sårbart og tungt,” fortæller Camilla Hosbjerg, Controller i Foreningsvirke. “I dag er vi blevet redaktører og kvalitetssikrere - ikke datasekretærer.”
Et digitalt flow uden stopklodser
Det nye workflow bygger på ét princip: automatisér alt det, der ikke kræver faglig vurdering.
Alle leverandørfakturaer modtages nu via EAN, og beboernes udlæg oprettes direkte på platformen via deres egne profiler - både via mobil og pc. Uanset om det er et nyt toiletbræt til fælleshuset eller en faktura fra skorstensfejeren, lander udgifterne ét sted og i et standardiseret format.
Herfra læser systemet automatisk indholdet: beløb, dato, modtager og endda kategori. En AI-assisteret konteringsmotor foreslår konto og tekst baseret på tidligere posteringer og indhold i bilaget. Det kræver stadig øjne på sagen - men ikke længere hænder til at skrive det hele fra bunden.
“Vi har aldrig set det som et mål at fjerne mennesker fra processen. Men vi vil bruge mennesker på det, der kræver dømmekraft,” siger Camilla. “Vi slipper for fejlindtastninger og dobbeltarbejde. Nu handler det om kontrol og kvalitet.”
Godkendt af bestyrelsen, betalt af systemet
Når en udgift er oprettet og gennemgået af bogholderen, sendes den videre til foreningens bestyrelse, der godkender digitalt direkte i platformen. Det skaber gennemsigtighed og styrker involveringen.
Når bestyrelsen har sagt god for en betaling, klikker administratoren "Godkend betaling". Herfra overtager systemet:
- Betalingen eksekveres automatisk i bankforbindelsen
- Udgiften markeres som betalt
- Beløbet afstemmes automatisk i regnskabet
“Det er et system, der lukker løkker,” siger Anita Trosborg, administrationschef i Foreningsvirke. “Der er ikke nogen, der skal huske at markere noget manuelt, eller følge op på, om noget er trukket i banken. Det hele hænger sammen.”
Tidligere kunne en betaling gå tabt i en travl hverdag. En opkrævning kunne blive dobbelt bogført. En udgift kunne stå åben i flere dage. Nu bliver økonomien opdateret og afstemt i det øjeblik, betalingen går igennem.
Fra tempo til retning
Men den virkelige gevinst ligger ikke i, hvad man slipper for. Den ligger i, hvad der bliver muligt.
40 % mindre tid på bogføring har givet plads til det, som sjældent finder vej til dagsordenen:
- Systematiske afstemninger
- Sparring med bestyrelser
- Forberedelse til budgetmøder
- Tæt opfølgning på restancer
- Intern kvalitetssikring og opdatering af arbejdsgange
“Vi kan gøre ting, før nogen beder os om det,” siger Anita. “Vi bruger vores tid på at ligge foran opgaverne i stedet for bagved. Det er en helt anden måde at arbejde på.”
Det gælder også udvikling af medarbejdere. Flere i teamet har påbegyndt EA-kurser hos EjendomDanmark, og der afsættes aktivt tid til intern læring og sidemandsoplæring.
“Vi har tid til at tænke,” siger Camilla enkelt. “Det er ikke så almindeligt i et bogholderi.”
Ét samlet system - og i gang på få dage
Det, der gør den største forskel for bogholderiet i Foreningsvirke, er måske ikke kun, at systemet virker, men at det hele sker i ét og samme system. Hvor mange administratorer blander løsninger som Corpay One til bilag, Unik Bolig til økonomi og Probo til kommunikation, samler VF Bolig det hele på én platform, udviklet til netop foreningsadministration.
“Det gør det nemt at overskue og billigt at drifte,” siger Anita Trosborg. “Vi skal ikke holde tre systemer opdateret eller lære medarbejdere op i fem forskellige værktøjer. Alle arbejder i samme univers.”
Platformen er designet, så både erfarne og nye medarbejdere kan komme hurtigt i gang. Og det gør de.
“Vores seneste elev begyndte at bogføre efter få dage og var helt selvkørende efter få uger,” fortæller Camilla Hosbjerg. “Det krævede ikke kurser, eksterne undervisere eller særlige certificeringer. Bare en god onboarding og en logisk platform.”
Den korte læringskurve og den høje brugervenlighed betyder, at det ikke kun er de digitale specialister, der får gavn af systemet; men hele teamet.
“Det frigør os fra afhængighed af nøglepersoner. Alle kan løfte opgaven,” tilføjer Anita.
I sidste ende handler det om at skabe en arbejdsgang, der ikke kræver mere af folk, men giver dem mere igen. Mere tid, mere ro og mere kvalitet.
