Når en ejendomsadministrator vælger et nyt regnskabssystem, handler valget både om funktioner, arbejdsgange og overholdelse af lovgivningen. Systemet skal kunne håndtere den daglige administration, men det skal også leve op til kravene til digital bogføring.
VF Bolig blev den 29. januar 2026 optaget på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer. Registreringen har nummer fob750552, og VF Software ApS står som udbyder af systemet.
Det dokumenterer, at VF Bolig opfylder kravene til digitale standardbogføringssystemer efter bogføringsloven.
Hvad er et registreret bogføringssystem
Et registreret bogføringssystem er et digitalt bogføringssystem, som Erhvervsstyrelsen har kontrolleret i forhold til kravene i bogføringsloven.
For at blive optaget på fortegnelsen skal et digitalt standardbogføringssystem opfylde en række krav til blandt andet registrering af transaktioner, opbevaring af regnskabsmateriale, it-sikkerhed og automatisering.
Erhvervsstyrelsen fører samtidig kontrol med, at udbydere af registrerede systemer overholder reglerne. Udbyderen har derfor ansvaret for, at systemet løbende lever op til de krav, der gælder for registrerede digitale bogføringssystemer.
Du kan læse mere i Erhvervsstyrelsens vejledning om bogføringsloven.
Godkendt eller registreret bogføringssystem
Mange søger efter et godkendt bogføringssystem eller et godkendt regnskabssystem. Den officielle betegnelse fra Erhvervsstyrelsen er registreret digitalt bogføringssystem.
Når et system fremgår af Erhvervsstyrelsens fortegnelse, er det kontrolleret og registreret i forhold til lovkravene. Man kan derfor i almindelig tale møde betegnelsen godkendt bogføringssystem, selv om registreret bogføringssystem er den juridisk præcise formulering.
VF Bolig fremgår af fortegnelsen med følgende oplysninger:
- Bogføringssystem - VF Bolig
- Registreringsnummer - fob750552
- Udbyder - VF Software ApS
- CVR-nummer - 46378342
- Registreringsdato - 29. januar 2026
Oplysningerne kan kontrolleres direkte på Erhvervsstyrelsens officielle fortegnelse.
Andelsboligforeninger skal bogføre digitalt fra 2026
Fra den 1. januar 2026 skal andelsboligforeninger som udgangspunkt bogføre i et digitalt bogføringssystem. Det gælder foreninger, der følger kalenderåret.
Har foreningen et forskudt regnskabsår, træder kravet i kraft ved begyndelsen af det første regnskabsår efter den 1. januar 2026. En forening med regnskabsår fra den 1. juli skal derfor bogføre digitalt fra den 1. juli 2026.
Kun mindre andelsboligforeninger kan være undtaget. Kravet gælder, når foreningens nettoomsætning har oversteget 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår. Boligafgiften skal regnes med i omsætningen, og derfor vil kun ganske små andelsboligforeninger normalt ligge under grænsen.
Andelsboligforeningen skal desuden have en beskrivelse af sine bogføringsprocedurer. Den skal blandt andet beskrive, hvordan transaktioner registreres, hvordan regnskabsmaterialet opbevares i fem år, og hvem der har ansvaret for registrering og opbevaring.
Læs mere i ABF's vejledning om bogføring i andelsboligforeninger.
Hvad betyder registreringen for ejendomsadministratorer
Ejendomsadministratorer håndterer ofte bogføring for mange foreninger og ejendomme. Det stiller krav til både regnskabssystemet og de arbejdsgange, som skal fungere på tværs af en større portefølje.
Når en administrator bruger et registreret bogføringssystem, er det systemudbyderens ansvar, at systemet opfylder de tekniske krav efter bogføringsloven. Ved brug af et ikke-registreret system ligger dette ansvar i højere grad hos den virksomhed, der anvender systemet.
Med VF Bolig får administratoren et registreret bogføringssystem, som samtidig er udviklet specifikt til professionel ejendomsadministration. Regnskabet er dermed en integreret del af den øvrige administration frem for en separat løsning ved siden af ejendomsadministrationssystemet.
Det giver mulighed for at arbejde med blandt andet:
- Regnskab på tværs af foreninger
- Digital håndtering af bilag og udgifter
- Godkendelse af udgifter
- Opkrævninger og betalinger
- Bankintegration
- Fordelingstal
- Administration af foreninger og enheder
- Adgang for administratorer, bestyrelser og revisorer
- Beboerkommunikation og beboerportal
Administratorens medarbejdere kan arbejde med regnskab og administration i samme system og bevare overblikket på tværs af foreningerne i porteføljen.
Hvilke krav gælder for digital bogføring
Kravene til digitale bogføringssystemer skal blandt andet sikre, at virksomhedens transaktioner og relevante bilag registreres og opbevares på en betryggende måde.
Et digitalt bogføringssystem skal blandt andet understøtte:
- Løbende registrering af virksomhedens transaktioner
- Digital opbevaring af relevante købs- og salgsbilag
- Sikkerhedskopiering af regnskabsmateriale
- Beskyttelse af registreringer mod ændring og sletning
- Udlæsning af bogføringsdata til myndigheder
- Modtagelse og afsendelse af elektroniske fakturaer
Formålet er at gøre bogføringen mere sikker og give et tydeligt kontrolspor mellem transaktioner og bilag.
Erhvervsstyrelsen beskriver kravene nærmere i sin guide til digital bogføring.
Registreringen erstatter ikke gode bogføringsrutiner
Registreringen af VF Bolig dokumenterer, at systemet opfylder kravene til et digitalt standardbogføringssystem. Den betyder ikke, at den enkelte virksomhed eller administrator automatisk overholder alle krav i bogføringsloven alene ved at vælge systemet.
Administratoren har fortsat ansvar for, at transaktioner og bilag bliver registreret korrekt og rettidigt. Der skal også være klare procedurer for, hvem der bogfører, kontrollerer og godkender de enkelte handlinger.
Det registrerede system udgør dermed det tekniske fundament. Administratorens arbejdsgange og anvendelse af systemet er fortsat afgørende for en korrekt bogføring.
Et regnskabssystem bygget til ejendomsadministration
Generelle regnskabssystemer er ofte udviklet til virksomheder, der fører ét regnskab for deres egen drift. Professionel ejendomsadministration kræver derimod, at medarbejderne kan arbejde effektivt på tværs af mange selvstændige foreninger, regnskaber og enheder.
VF Bolig samler regnskab, ejendomsadministration og beboerportal i ét system. Det reducerer behovet for at flytte oplysninger mellem forskellige løsninger og gør det lettere at bevare sammenhængen mellem den økonomiske og administrative del af arbejdet.
Systemet er udviklet til administratorer, der ønsker én samlet platform til deres foreningsportefølje og samtidig vil anvende et bogføringssystem, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
Sådan kontrollerer du registreringen
Registreringen kan kontrolleres på Erhvervsstyrelsens hjemmeside:
- Gå til fortegnelsen over registrerede bogføringssystemer
- Søg efter VF Bolig
- Kontroller registreringsnummer fob750552
- Se VF Software ApS som registreret udbyder
Fortegnelsen er offentlig og bliver løbende opdateret af Erhvervsstyrelsen.
Få regnskab og ejendomsadministration i samme system
VF Bolig er udviklet til professionelle ejendomsadministratorer, som ønsker at samle regnskab, administration og beboerportal i én løsning.
Vil I se, hvordan VF Bolig kan bruges i jeres administration, kan I læse mere om VF Bolig og kontakte os for en demo med udgangspunkt i jeres portefølje.
