Når man administrerer foreninger, er der mange dokumenter, der skal underskrives rigtigt. Årsrapporter, referater, andelsoverdragelser, administrationsaftaler og andre dokumenter, der skal kunne bruges over for banker, forsikringsselskaber, revisorer og offentlige instanser.
Det er sjældent selve underskriften, der tager længst tid. Det er alt det rundt om.
Dokumentet skal gøres klar. De rigtige personer skal findes. Navne og mailadresser skal indtastes. Dokumentet skal sendes fra et andet system. Når det er underskrevet, skal det hentes ned igen, navngives korrekt og gemmes det rigtige sted.
Det er en lille opgave hver gang. Men for en administrator, der håndterer mange foreninger, bliver det hurtigt til mange gentagelser.
Derfor har vi nu lanceret digital underskrift direkte i VF Bolig.
Fra løs opgave til samlet arbejdsgang
Det nye underskriftsmodul gør det muligt at sende dokumenter til underskrift direkte fra VF Bolig. Det gælder både dokumenter på vegne af en forening og dokumenter på vegne af administrator selv.
Det betyder, at en administrator eksempelvis kan sende en årsrapport, et generalforsamlingsreferat eller en andelsoverdragelse til underskrift fra den samme platform, hvor foreningens stamdata, medlemmer, dokumenter og økonomi i forvejen ligger.
Det samme gælder administratorens egne dokumenter, for eksempel nye administrationsaftaler.
"Vi har ikke ønsket at bygge endnu et sted, hvor man kan uploade et dokument og sende det videre. Det findes der allerede mange løsninger til. Værdien opstår, når underskriften bliver en naturlig del af den arbejdsgang, administratoren allerede er i," siger Kasper Frandsen, direktør i VF Bolig.
Når dokumentet er underskrevet, bliver det automatisk gemt i dokumentarkivet på den relevante forening. Dermed slipper administratoren for at hente dokumentet ned fra et eksternt system og arkivere det manuelt bagefter.
Bygget til de dokumenter, administratorer faktisk bruger
Underskriftsmodulet er udviklet med udgangspunkt i de dokumenter, der går igen i administrationen af ejerforeninger, grundejerforeninger, haveforeninger og andelsboligforeninger.
Det kan blandt andet være:
- Årsrapporter
- Bestyrelsesreferater
- Generalforsamlingsreferater
- Andelsoverdragelser
- Administrationsaftaler
- Lejeaftaler og andre aftaledokumenter
- Officielle dokumenter, der skal bruges over for banker, forsikringsselskaber eller andre parter
Fælles for dokumenterne er, at de ofte har betydning ud over den interne administration. De skal kunne dokumenteres, findes igen og deles med de rigtige parter. Derfor har det været vigtigt, at løsningen ikke kun sender dokumenter til underskrift, men også understøtter en ordentlig dokumenthåndtering bagefter.
Leveres i samarbejde med Addo-Sign fra Visma
Underskriftsløsningen leveres i samarbejde med Addo-Sign fra Visma. Det betyder, at administratorerne får en driftstabil og sikker løsning, der kan anvendes til officielle dokumenter og i dialogen med eksempelvis banker og forsikringsselskaber.
Det har været vigtigt for os, at VF Bolig ikke selv skulle opfinde en underskriftsteknologi fra bunden. Opgaven har i stedet været at integrere en professionel løsning dér, hvor den skaber mest værdi for administratoren.
Resultatet er en samlet arbejdsgang, hvor VF Bolig håndterer relationen til foreningen, dokumenterne og arkiveringen, mens Addo-Sign står for den sikre digitale underskrift.
Første administrator er i gang
Lærke er den første administrator, der har taget modulet i brug. For hende ligger værdien især i, at opgaven ikke længere skal løses ved siden af resten af administrationen.
"Det gør en forskel, at vi kan sende dokumenter til underskrift direkte fra VF Bolig og få dem gemt det rigtige sted bagefter. Det er ikke bare hurtigere. Det giver også en bedre ro i processen, fordi vi ikke skal holde styr på dokumenter på tværs af flere systemer," siger Lærke.
Det er præcis den type tilbagemelding, vi håbede på. Ikke fordi digital underskrift i sig selv er nyt, men fordi måden, den bruges på, kan gøre hverdagen mærkbart lettere for administratorer.
En del af retningen for VF Bolig
VF Bolig er bygget til professionelle administratorer, der arbejder med foreninger. Målet er ikke at samle funktioner for funktionernes skyld, men at samle de opgaver, der i praksis hænger sammen.
Regnskab, opkrævninger, godkendelser, dokumenter, kommunikation og nu også digital underskrift.
For en administrator betyder det færre systemskift, mindre dobbeltarbejde og bedre overblik på tværs af foreningerne.
"VF Bolig skal hjælpe administratorer med at drive en moderne administrationsforretning. Det kræver ikke bare flere funktioner. Det kræver, at funktionerne hænger sammen og passer til den måde, arbejdet faktisk bliver udført på," siger Kasper Frandsen.
Underskriftsmodulet er nu tilgængeligt i VF Bolig for alle administratorer.
